Kişisel Verileri Koruma Kurumu, son dönemde Veri Sorumluları Sicil Bilgi
Sistemi’ne (VERBİS) yapılan kayıt başvurularının büyük bir kısmında tespit
edilen hatalar ve mevzuata aykırı başvurular nedeniyle kayıt başvurularında
uzatma kararı aldı.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun web sitesinde konuyla ilgili yapılan
açıklamada, “VERBİS’e iletilen bildirimler incelendiğinde, birçok bildirimde
kişisel veriler ile işleme amaçları, alıcı/alıcı grupları, veri konusu kişi
grupları, alınan teknik ve idari tedbirler, yeterli önlemler, yurtdışına veri
aktarımı ve saklama sürelerinin örtüşmediği, bu konuda ciddi yanlışlıklar ve
mevzuata aykırılıklar olduğunun görüldüğünün” altı çizildi. VERBİS’e beyan
edilen bilgilerin doğru ve güncel olması gerektiğinin, bu bilgilerden ilgili
veri sorumlusunun sorumlu olduğunun vurgulandığı açıklamada, sürecin sağlıklı
işlemesi adına kayıt başvuru sürelerinin uzatıldığı bildirildi.
Kimler, ne zaman başvuracak?
Buna göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı
25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına sicile kayıt
ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen süre 30.06.2020
tarihine kadar uzatıldı. Ayrıca yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi
sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için
verilen süre ise 30.06.2020 tarihine ertelendi. Yıllık çalışan sayısı 50’den az
ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu
özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi sorumlularına
sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen süre de
30.09.2020 tarihine uzatıldı. Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile
kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen sürenin de
31.12.2020 tarihine kadar uzatılmasına karar verildi.
Sistem nasıl işliyor?
Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre; kişisel verilerin işleme
amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve
yönetilmesinden sorumlu olan kişiler “veri sorumlusu” olarak adlandırılıyor.
Veri sorumlularına bazı yükümlülükler getiren Kanuna göre bu yükümlülüklerden
birisi de VERBİS’e kayıt yaptırmak. Veri sorumluları, VERBİS’e kayıt olurken
kişisel verileri hangi kategorilerde işlediklerine, hangi amaçlarla bu
bilgileri kullandıklarına, aktarım yapıp yapmadıklarına, verileri hangi
sürelerle sakladıklarına, veri güvenliğini sağlamak amacıyla ne tür tedbirleri
aldıklarına yönelik bilgileri beyan etmek zorundalar.
Kişisel veri işleme disiplin altına
alınıyor
VERBİS’e kayıt yükümlülüğü, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde
şeffaflık sağlanması ve veri sorumlarının mevzuata uyumlu hareket etmeleri
konusunda daha güvenli bir ortam oluşturulması amacını taşıyor. Bu sayede
kişisel verilerin gelişigüzel işlenmesinin önüne geçilerek veri işlemenin
disiplin altına alınması sağlanacak. Sistem ile kişisel veri işleme
faaliyetleri bir tür denetime tabi tutuluyor. Bu sayede veri sorumluları,
gerçekten de kişisel veri işleme şartı bulunmuyorsa bu verileri işlemekten
sakınacak, bu faaliyetlerini şeffaflık içinde yerine getirerek kişisel verisini
işlediği kişilere her zaman hesap verebileceğinin bilinci içerisinde hareket
edecek.
Kişilere ait bilgiler olmayacak
Kanun gereği kamuya açık olarak tutulan verbİs sayesinde kişisel verisi
işlenen gerçek kişilere, kendi verileri üzerinde kontrolün sağlanabilmesi
imkanı da sunuluyor. VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik anlamında iki
önemli özelliği ön plana çıkıyor: VERBİS’te kişisel verisi işlenen gerçek
kişilere ait veriler bulunmuyor ve VERBİS’te veri
sorumlularının işlediği veriler kategorik bazda yer alıyor. Veri sorumlularınca
VERBİS’e girilecek bilgiler gerçek kişilere ait bilgiler olmayacak. Veri
sorumluları tarafından işlenen kişisel verilere ilişkin olarak sadece üst
başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgiler sisteme girilecek. Dolayısıyla
kimsenin kişisel verisi VERBİS’te, dolayısıyla da Kişisel Verileri Koruma
Kurumunda tutulmayacak.
Gerçek kişi veya şirketlerin VERBİS üzerinden sicile kayıt yaptırmamaları
durumunda Kişisel Verileri Koruma Kanununun 18’inci maddesinin birinci
fıkrasının ç bendine göre 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar
idari para cezası verilecek. İstisna olmadığı halde kayıt yaptırmayan veri
sorumluları tespit edilirse bu yaptırım uygulanacak.
Kolay kayıt sistemi
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler Kurumun internet sitesi (www.kvkk.gov.tr)
üzerinde yer alan VERBİS modülü veya e-Devlet platformu üzerinden VERBİS’e
kayıt işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebiliyor.